В обычной практике благодаря правильной прошивке документы, легче систематизировать и многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить и предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Заполнение реквизитов титульного листа прошитых документов тоже должно соответствовать нормативам.

Руководствуясь ГОСТом “Делопроизводство и архивное дело” мы усовершенствовали и оптимизировали данные процесс, применяя технологии 21 века.

Документ зафиксирован на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизиты, написанные на титульном листе и обратной стороне сшиваемой бумаги заносятся в электронную память метки, которая в свою очередь вносится в электронную базу данных.

Электронные метки дублируют поля титульного листа прошитого документа, а также документов, не представляющих возможным прошивке и упакованных в коробки или другие предусмотренные емкости для хранения. Также предусмотрена возможность «прошивки» документов, которые нельзя прошивать механически, такие как фотографии, карты и прочее.

Специальная хрупкая, маркерная контрафактная RFID этикетка, не подлежащая вторичному использованию, наклеивается на папку. Любая попытка отклеить метку необратима. Она также выполняет функцию защиты от подделки. Это заменяет печать и сургучный штамп. 

При всем при этом система прошивки соответствует:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”

ГОСТ Р 7.0.8-2013 “ГОСТ делопроизводство и архивное дело”

и Приложению №24 и пункта 3.5.3 ПРИКАЗА РОСАРХИВА ОТ 23.12.2009 N 76  
«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ»

Функциональные возможности системы

• Ведение учета архивных дел и документов.
• Углубленная классификация документов и система множественных фильтров.
• Адресное хранение дел в помещениях архива с визуализацией результатов поиска и фильтрации.
• Поиск папок с документами и делами на стеллажах при помощи ручных RFID-считывателей.
• Организация всех действий с документами, начиная с поступления и заканчивая уничтожением документов.
• Контроль и учет выноса и перемещения документов.
• Интеграция с системами делопроизводства и документооборота.
• Удобное отслеживание любого актива 24 часа в сутки.
• Разграничение прав пользователей.