Цифровые решения для управления эффективностью предприятий.

Учет архивных дел и документов, хранение дел в помещениях.

В обычной практике благодаря правильной прошивке документы, легче систематизировать и многие документы передаются в архив. Прошитые много -листовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компактны. Заполнение реквизитов титульного листа прошитых документов тоже должно соответствовать  нормативам. В архивах и библиотеках часто возникает проблема оперативной выдачи необходимых материалов и соблюдения при этом четкого контроля за обращением документов. Сами документы со временем требуют бережного обращения. Работа с папками документов в архиве включает в себя организацию, хранение и предоставление доступа к большому объему информации, что требует систематического подхода и аккуратности со стороны сотрудников архива.

Работа с архивами

Для оптимизации системы архивного хранения, в GTN Архив реализована RFID-система идентификации и защиты носителей бумажной информации, а также контроля процесса оборота документов.

RFID Архив, позволяет маркировать архивные материалы и обеспечивает уникальную идентификацию каждого документа  в отдельности, что позволяет:

  • автоматизировать процесс приемки-выдачи документов материалов;
  • фиксировать передвижение материалов;
  • многократно ускорить инвентаризацию и поиск конкретного тома.

Соответствует  ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело».

Ведение учета архивных дел и документов с RFID

RFID система, позволяет вести оперативный поиск папок с документами и делами, контролировать и учет выноса и перемещения документов. Возможность интеграция с существующими системами  делопроизводства  и документооборота делает процесс, безболезненным для работы предприятия. Модуль ГИС, помогает отслеживать любой актив с учетом реального  местоположения положения. Модуль контроля доступа и  разграничение прав пользователей устанавливает приоритеты и права доступа к архиву и работе со справками.

Система радиочастотной идентификации -RFID Состоит из трех основных компонентов

RFID метка

Транспондер — RFID-метка, иногда также применяется термин RFID-тег. Каждая метка имеет свой уникальный номер, замена метки невозможна.

RFID сканер

Считывающее устройство -считыватель, ридер или интеррогатор. Читает информацию с меток и записывают в них данные. Эти приборы подключаются к учетной системе и работают автономно.

Учетная система

Программное обеспечение, которое накапливает и анализирует полученную с меток информацию и связывает все элементы в единую систему.

Принцип работы

Опись

Опись документов заносится в базу данных информационной системы

Маркировка

Коробки, опечатываются контрафактной хрупкой этикеткой- RFID меткой.

Изменения

Система регистрирует историю редакций и работу с архивным документом

Перемещение

При перемещении архива, фиксируется новый адрес адрес хранения.

Поиск

Можно найти архив путем сканирования или справки по адресу размещения

возможности RFID Архив

Реквизиты документа

Все реквизиты, написанные на титульном листе и обратной стороне сшиваемой бумаги, заносятся в базу данных учетной системы с фиксацией количества документов, уложенных в нее. Документ фиксируется на носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать в электронной памяти метки. Добавляется новая графа: информации о месте нахождении документа.

система прошивки соответствует:

ГОСТ Р 7.0.97-2016  

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство и архивное дело

ПРИКАЗ РОСАРХИВА ОТ 23.12.2009 N 76

Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Упаковка и Хранение

Документы со временем требуют бережного обращения. Мы можем хранить в специальных вакуумных упаковках, что позволяет перемещать или идентифицировать их без прямого контакта с поверхностью. Документы могут быть упакованы как в стандартные коробки, так и в специальные пластиковые упаковки, запечатанные вакуумным способом, что предотвращает от попадания влаги разрушения. Вакуумная упаковка документов позволяет хранить документы в изолированных шахтах или складах, что также экономит место. А специальные негорючие варианты упаковки, дополнительно защищают от воспламенения и огня.

Титульный лист

Электронный метки дублируют поля титульного листа прошитого документа , а также документов, не представляющих возможным прошивке и упакованных в коробки или другие предусмотренные емкости для хранения. Всю информацию о документе можно «получать» на дисплей компьютера или мобильного считывателя, не разрушая упаковку записанную в RFID метки.

Опломбирование

RFID метка также выполняет функцию защиты от подделки. Это заменяет печать, пломбу и сургучный штамп. Каждая метка имеет свой уникальный номер, замена метки невозможна. Такая функция дает возможность «прошивки» документов, которые по регламенту нельзя прошивать механически, такие как фотографии карты удостоверения и другое. В зависимости от типа упаковки будь то коробка, папка или другое, наклеивается хрупкая, маркерная контрафактная этикетка- RFID метка, не подлежащая вторичному использованию. Любая попытка отклеить метку необратима. Невозможно механически отклеить метку из-за разрушающегося материала.

Каждая метка имеет свой уникальный номер, замена метки невозможна.

Невозможно поменять данные документа или перепрошить метку без знания функции F(х).

Невозможно механически отклеить метку из-за разрушающегося материала.

Рабочая частота 865-868 МГц

Стандарт epc gen2 c протоколом обмена iso 1800-6 с

rfid 2d
b0d048672edefd3b12b118194482bca7

Электронная опись в БД

В электронную память RFID метки, записываются реквизиты, позволяющими ее идентифицировать с базой данных. В базе данных фиксируются вся информация о документах, помещенных в коробку, номер коробки и ее фактическое местонахождение на данный момент. Электронный метки дублируют поля титульного листа прошитого документа. Невозможно поменять данные документа или перепрошить метку без знания функции F(х).

Изменения

При санкционированном вскрытии коробки, добавлении или изъятии документов, система фиксирует изменения, дату, время и сотрудника и составляет новую опись.

Поиск

Для поиска необходимых документов и определения местонахождения документа или нескольких документов можно использовать справки по адресному размещению или осуществлять поиск в самом помещении, путем сканирования ручным считывателем. Оператор в любой момент может знать нахождение документа, поисковым запросом в программе, по заданным параметрам документа и получить точный указанием адрес и место размещения в реальном времени. При нахождении в помещении пользователь, может осуществить поиск документов прямым сканированием используя считыватель RFID–меток. Считыватель будет издавать звуковые сигналы при нахождении документа в зоне сканирования. Программа выведет на дисплей опись документов в папке, что не требует дополнительного вскрытия архива, если в этом нет необходимости.

Перемещения

При перемещении коробок с документами в другие архивы и хранилища, модуль позволяет учитывать нахождение коробки с документами с учетом географического положения в реальном времени. Система автоматически обновляет информацию о местоположении каждого перемещенного тома и делает эту информацию доступной для пользователей.

При перемещении коробок в другие хранилища, модуль позволяет учитывать нахождение коробки с документами в следующей последовательности:

Географический адрес

Адрес Здания

Этаж в здании

Помещение на этаже

Ряд в помещении

Стеллаж на линии

Стойка на стеллаже

Ярус

Коробка

Документ

Дополнительные возможности

Автоматизация приемки-выдачи материалов

Оборудование библиотек и архивов специальными терминалами позволяет существенно ускорить либо полностью автоматизировать процесс приема-выдачи материалов сотрудникам. При этом повышается точность учета операций и исключаются ошибки, связанные с влиянием человеческого фактора. После подбора необходимых материалов пользователь выкладывает их на терминал, который разом считывает все метки на выбранных томах, идентифицирует пользователя по его ID-карте или специальному ключу, ставит отметку о выдаче материалов данному пользователю и помечает их как разрешенные к выносу. При возврате материалов пользователь выкладывает их на терминал, который автоматически фиксирует возврат и помечает материалы как запрещенные к выносу.

Контроль выноса документов

Портальные считыватели на контрольных точках (выходах из хранилищ, читальных залов, отделов, этажей и проч.) фиксируют факт и направление проноса каждого тома с меткой. При этом система мгновенно проверяет разрешение на пронос материалов. При попытке несанкционированного перемещения включается световая и звуковая сигнализация.

Лист сопровождения документов

Всю информацию о документе можно «получать» на экран компьютера или мобильного считывателя, не разрушая упаковку записанную в метки. Пользователи могут получать справочную информацию на основе исторических данных, с отображением всех изменений происходящего с архивом. • Опись содержимого папки • Истории изменения описи документов. • История доступа к документам пользователей • Данные о истории просмотра и предыдущих вскрытий пломбы. • История изменения географических и локальных координат хранения документа • Ответственные лица последним перемещавший, и взявший на хранение документы. • Фотографии или сканированные изображения содержимого папки •Система будет оповещать и находить документы с истекшими сроками хранения. Другая информация, предусмотренная в организации Всю информацию о документе можно «получать» на дисплей компьютера или мобильного считывателя, не разрушая упаковку записанную в RFID метки.

Интеграция

Если Ваша организация работает на другом ПО наши программисты всегда могут написать для вас специальный шлюз, который с легкостью интегрируется в знакомые  бизнес процессы.

Не зависимо от сложности делопроизводства мы всегда готовы разработать и внедрить новые системы и технологи на базе новейших достижений современной электроники и науки.

RFID
Radio Frequency IDentification. радиочастотная идентификация

способ автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в так называемых транспондерах, или RFID-метках.В зависимости от задач системе может функционировать в сочетание различных компонентов состоящего из оборудования и программное обеспечения.

RFID-метка, представляет собой тонкую этикетку-наклейку, на которой нанесены антенна и чип. У чипа есть свой уникальный идентификационный номер. С помощью такой антенны документ может быть легко найден даже среди миллионов документов. Каждая такая метка имеет уникальный код, используя которую система может отличить один документ от другого. Кроме того, метка имеет перезаписываемую память, куда может вносится служебная информация: разрешение или запрет на вынос, привязка к определенному залу, полке, стеллажу. RFID-дополняется  2D кодом : Qr код или штрих код.

Мобильные считыватели удобнее всего использовать для проведения инвентаризации или быстрого поиска нужной папки  на полках или в хранилище, а также других работ, связанных с перемещением документов

Портальные считыватели  и рамки могут выполнять те же функции, что и мобильные, но чаще всего их используют как антикражную систему. Такие считыватели отслеживают разрешение документов на вынос из определенной зоны. При этом такая зона может быть абсолютно разной. Это может быть как конкретный зал, так и все здание.  В зависимости  от ситуации есть или нет  разрешения на вынос документов система будет соответственно   оповещать и сигнализировать. 

Принтер RFID–меток – Применяются для создания большого количества     самоклеящихся RFID-меток, выполняя функции кодирования этих меток и печати визуальной информации – текстов и штрих-кодов

Нумератор RFID — меток предназначен для автоматической нумерации RFID — меток в рулонах.

Устройство позволяет:

  • присваивать RFID-меткам уникальные идентификаторы;
  • выполнять отбраковку RFID-меток;
  • сохранять результаты нумерации в базе данных.

При проведении отбраковки меток нумератор позволяет производить двойную проверку меток (в ближнем и дальнем поле). Бракованные FID-метки либо помечаются либо удаляются с ленты, нумерованные RFID-метки сматываются в рулон.

Наши специалисты создают решения исходя из специфики деятельности заказчиков. Мы хорошо знаем особенности работы предприятий различного уровня и отраслевой принадлежности: среднего и крупного бизнеса, государственных корпораций, промышленных предприятий. Создадим уникальный продукт, соответствующий всем особенностям вашей работы.

п.3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение:

Титульный лист дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

 Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для :

наименования федерального архива, в который будут передаваться дела; коды федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)  Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

На обложке дела указываются реквизиты:

  • наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения;
  • делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела;
  • дата дела (тома, части);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела и номер статьи по перечню;
  • архивный шифр дела;

Истечение срока хранения

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Классический процесс работы с папками документов в архиве, обычно включает в себя следующие этапы:

Сортировка и категоризация документов:

сотрудники архива разделяют документы на категории и подкатегории в соответствии с определенными критериями, такими как тип документа, дата создания, тематика и т.д.

Упаковка и маркировка:

после сортировки документы упаковываются в папки или коробки и помечаются соответствующей информацией, такой как название категории, диапазон дат, номер папки и т.д.

Размещение на стеллажах:

упакованные и помеченные папки с документами размещаются на стеллажах в соответствии с определенной системой хранения, например, алфавитном порядке, по номерам или по тематике.

Поиск и предоставление доступа:

при необходимости сотрудники архива осуществляют поиск и предоставляют доступ к нужным документам, выполняя запросы от других сотрудников организации или клиентов.

Как скрепить

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений. Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Для скрепления объемных папок применяется шуруповерт и плотная веревка. В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.Аппарат для прошивки документов Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.В некоторых случаях, например, при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термопринтер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100). Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Нитки для прошивки документов Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Многие документы должны хранится и избежать механических повреждений . Их можно упаковать в специальные боксы. И нет необходимости доставить для визуального изучения информации. Для этого достаточно метки с вшитой в нее информации.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

 


Ответим на вопросы

Внедрение и Стоимость

Сравните возможности систем

требуется решить больше задач

Заполните форму >>>

или отправьте сообщение

Узнайте стоимость для вашего бизнеса

Справочник ПОДДОНЫ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Справочник ОБОРУДОВАНИЕ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Справочник ОБОРУДОВАНИЕ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Справочник ТОВАРЫ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Структура склада WMS

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Справочник КЛИЕНТЫ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Сортировка товаров

0022
0023
0028

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Ячейки и площадки склада

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Формирование контейнеров на отгрузку

0063

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

СПИСАНИЕ

0067

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Разбраковка товаров

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Инвентаризация

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Запросы по остаткам в ячейках

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Остатки товаров на WMS-складе

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS

Узнайте о преимуществах и  стоимости  для вашего бизнеса прямо сейчас.

Справочник УПАКОВКИ

Интегрированная Система ЛокОФФИС
Версия 7.ХХ
Модуль
ЛокОФФИС — WMS